Lo que las empresas no te dicen acerca de la administración de proyectos rentables. Entienda el proceso de principio a fin.

Vamos a entrar de lleno.

La administración de proyectos se refiere a  planificar y administrar una serie de tareas, especialmente cuando hay complejidades dentro del equipo que trabaja en un proyecto o dentro de la tarea. El objetivo es lograr el entregable estipulado al final del proyecto y convertirlo en un éxito.

Ahora, te preguntarás qué es un entregable.

Bueno, una entrega puede ser una gran variedad de cosas; puede ser algo tangible como un nuevo producto o una entidad intangible como un nuevo proceso dentro de una organización.

Cualquiera sea el resultado, siempre requerirá ciertos cambios dentro del límite de tiempo comercial. Algunos pueden inclinarse hacia la modificación del cociente de estado existente y otros pueden desear agregar algo nuevo al proceso.

Por lo tanto, elegir el enfoque correcto es crucial para el éxito de la entrega del proyecto. De ahí surge la necesidad de los Servicios de Administración de Proyectos para salvar el día.

Un proyecto que necesita ser gestionado formalmente podría encajar en cualquier vertiente de negocio. Algunas de las áreas más comunes incluyen:

• Tecnologías de la información
• Servicio al cliente
• Desarrollo de nuevos negocios
• Tareas y procesos administrativos
• Requisitos de salud y seguridad
• Procedimientos financieros, legales y profesionales
• Investigación y desarrollo
• Fabricación de productos

A continuación están las etapas. Hay ciertas etapas fundamentales de la gestión de cualquier proyecto que debería seguir.

Hemos enumerado a continuación las principales. Algunas (las más complejas) pueden contener sub-etapas.

1. Identificar los requisitos del negocio y documentarlos.

Descubra el objetivo final del proyecto y documente los requisitos comerciales para alcanzar el objetivo. Aquí hay algunos argumentos importantes que debes resolver.

• Lo que está dentro del alcance
• Lo que está fuera de alcance
• Lo qué se está suponiendo
• Las restricciones que se han impuesto
• La escala de tiempo esperada

El documento debe incluir el objetivo del proyecto para que pueda cumplir con las expectativas de los interesados. Y para no olvidar, los “criterios de aceptación” que finalmente definirán el éxito o el fracaso del proyecto.

2. Documentar especificaciones funcionales

El primer paso documenta solo lo que se requiere. Pero no especifica cómo funcionará el  entregable en tiempo real. Por lo tanto, es esencial que los proyectos (especialmente con entregables tangibles y técnicamente sofisticados) produzcan documentación adicional.

3. Crea el plan del proyecto

El plan del proyecto debe incluir detalles sobre:

• Las tarea necesarias para completar el proyecto
• Personas y equipos involucrados
• Estimación de tiempo
• Dependencias e hitos

La tarea debe programarse dentro del límite de tiempo decidido teniendo en cuenta el presupuesto del proyecto. Las herramientas y técnicas de gestión de proyectos como los diagramas de flujo de análisis de ruta crítica y los diagramas de Gantt deberían ser de ayuda.

4. Asignar tareas del proyecto

Cualquier plan que se redacte en papel debe ponerse en práctica. Por lo tanto, asignarlo a un individuo o equipo es esencial. Deben ser conscientes de que la tarea implica dependencias y escalas de tiempo. Asegúrese de que los plazos sean realistas y alcanzables.

5. Gestión de personas

El papel de un administrador de proyecto es vital. Además de tener una vista panorámica del proyecto en general, debe tener inteligencia interpersonal. Él / ella debe mantener al equipo motivado, alentado e informado. No pase por alto las conversaciones casuales porque a menudo son muy informativas.

6. Revisar progreso

Asegúrese de que las estimaciones, los plazos y los hitos estén al día. Y si surge la necesidad, siempre puede ajustarlos para mantener las estimaciones válidas. Tenga en cuenta que las circunstancias pueden cambiar durante un proyecto, pero asegúrese de cuestionar la validez de cada cambio y mantener intactos los requisitos fundamentales del proyecto para la verificación.

7. Aceptación, implementación y seguimiento del proyecto.

Un proyecto solo puede implementarse en el entorno de trabajo cuando el producto final ha sido probado, el equipo ha sido capacitado y las partes interesadas lo han firmado. Y una vez que se haya hecho, realice revisiones en equipo para comprender qué lo convirtió en un éxito y qué podría haberse hecho mejor.

La Guía del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI)® para el Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos (Guía PMBOK) establece:

“La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto.”

 Entonces, esto es lo que hace un gerente de proyecto.

Una gran parte de la responsabilidad del trabajo de un gerente de proyecto es entregar un proyecto de acuerdo con los límites acordados para la entrega del mismo.

Pero para comprender completamente la pregunta, así es como se ve el ciclo de vida de un proyecto.

Un gerente de proyecto es la fuerza principal detrás del éxito y el fracaso de un proyecto. Es su trabajo administrar el flujo de trabajo y aplicar tácticas y habilidades para que las cosas se lleven a cabo.

Si está considerando una carrera en gestión de proyectos, es posible que desee ponerse al día con las siguientes habilidades para triunfar como gerente de proyectos.

1. Liderazgo efectivo

Un gerente de proyecto necesita poseer cualidades excepcionales de liderazgo. Debe ser capaz de liderar y administrar su equipo al mismo tiempo. Él es la única fuente detrás de la visión del proyecto. Entonces, para que las cosas funcionen de manera coordinada, necesita inculcar la motivación correcta en su equipo.

En resumen, el trabajo de un líder efectivo incluye:

• Establecer metas
• Resolver conflictos
• Evaluar desempeño
• Gestionar las finanzas del proyecto 
• Identificar las mejores herramientas

2. Gestión del tiempo

1. Debe cumplir con el límite de tiempo esperado y programar las tareas de los miembros de su equipo en consecuencia. Además, como él es responsable de administrar su propio tiempo, debe saber cuándo decir “no” a una tarea para poder cumplir con su fecha límite.

3. Comunicación

El trabajo de un gerente de proyecto es comprender los requisitos del proyecto y las demandas de los empleados al mismo tiempo. Debe ser capaz de comunicarse dentro de su equipo y transmitir su mensaje. Por otra parte, debe permanecer en comunicación constante con el cliente, para que no haya sorpresas desagradables en el futuro.

Consejos para mejorar la comunicación:

• Organizar reuniones de verificación de status 
• Enviar informes de estado claros
• Crear presentaciones de proyecto

4. Gestión de riesgos

Cuando un proyecto no sale según lo planeado, se culpa al administrador del proyecto. La clave para mitigar los riesgos es la “experiencia”. Debe tener la capacidad de prever qué puede salir mal durante el ciclo de vida del proyecto. Aquí hay algunas cosas que se pueden hacer para lograrlo:

• Analizar las probabilidades
• Predecir el costo
• Idear estrategias de mitigación
• Rastrear los riesgos potenciales para mantener el control total del proyecto

Esto lleva a la siguiente reflexión crucial: Los proyectos fallan. En un mundo perfecto, cada proyecto estaría listo a tiempo y dentro del presupuesto. Pero la realidad es otra. Hemos encontrado algunas razones comunes por las que un proyecto falla incluso en manos de un consultor de gestión de proyectos.

1. Un gerente de proyecto incompetente no dispuesto a tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.
2. Dificultad para procurar los recursos calificados adecuados para evitar demoras o fallas del proyecto.
3. Falta de apoyo de la gerencia o falta de alineación en el liderazgo para mitigar los riesgos del proyecto.
4. Falta de un proceso flexible de gestión de riesgos y cuando surge un problema, nadie sabe cómo reaccionar.
5. Faltan herramientas de gestión de proyectos que pueden mejorar la productividad del equipo y aumentar la precisión.
6. Menor participación de los gerentes de proyecto en los componentes más pequeños que no deberían pasar desapercibidos.
7. Falta de planificación adecuada que conduzca a estimaciones inapropiadas y preparación a medias.
8. La falta de comunicación y los detalles de distribución de información deben definirse claramente en el plan.
9. Ningún plan de gestión de cambios cuyo impacto debería haberse documentado, aprobado y presentado ante los principales interesados.
10. Falta de apoyo de las políticas internas de la empresa, que deberían apoyar la competencia, habilidad, profesionalismo y transparencia.
11. Uso de nuevas herramientas con las que el equipo no está familiarizado. Los gerentes de proyecto deben agregar herramientas para obtener productividad y no solo para cumplir con las auditorías.
12. Falta de unidad entre los miembros del equipo del proyecto. Podría haber muchas razones: intereses distintos o diferencias de personalidad.
13. Políticas de calidad inadecuadas para evaluar la calidad del proceso de desarrollo.
14. Priorización inadecuada de los requisitos que impacta negativamente en el sistema general.
15. Incapacidad para administrar a las partes interesadas y responder a ellas, lo que lleva a la pérdida de soporte y al fracaso del proyecto
16. Decir “sí” incluso al requisito más absurdo del cliente. Antes de comprometerse, asegúrese de analizar los pros y los contras de su decisión.
17. Expectativas poco realistas con falta de claridad y enfoque. Debe establecer objetivos para cada miembro del equipo.
18. No entregar malas noticias a las partes interesadas y  evitar hablar sobre los problemas.
19. Evitar revisiones de código que conducen a un mayor riesgo de retraso en el cronograma, que de lo contrario produciría producir una entrega estable y de calidad.
20. Omitir la creación de prototipos como documentación y validación para una comprensión correcta, un recorrido visual de lo que se esperaba y lo que se está construyendo y obtener comentarios.

Lo que sigue es el proceso de resolución de conflicto.

Paso 1: identifique el problema y descubra cómo sucedió. Asigne un número al problema, un propietario, agregue una descripción y la fecha en la que surgió.

Paso 2: busque el impacto que el problema está teniendo en el proyecto y clasifíquelo como alto, medio o bajo.

Paso 3: Revise las posibles medidas que pueden resolver el escenario.

Paso 4: Ejecute el plan de acción que ha identificado junto con su equipo.

Paso 5: Finalmente, monitoree y revise sus acciones hasta que resuelva el problema.

Conclusión

Cuando las cosas salen según lo planeado y se entregan como se esperaba, es hora de concluir el trabajo. Pero como gerente de proyectos o proveedor de servicios de gestión de proyectos, es crucial terminar el trabajo de la manera apropiada.

Reúna a su equipo y agradézcales por sus esfuerzos. Si se pueden juntar, conviértalo en algo personal: salgan a almorzar. Aún mejor si el presupuesto de la empresa puede financiarlo.